Til hovedinnholdet

FAQ

Under finner du et lite utdrag fra vår FAQ. For full tilgang, logg deg inn i Kundeportalen under Support.

Er du kunde og ønsker tilgang til kundeportalen, ta kontakt

Økonomimodul

  • Å lukke regnskapsåret innebærer å avslutte perioder samt at systemet foreslår posteringer som vil nulle resultatkonti og overføre resultat til balansen for å få en IB for neste år. Avslutningspostene føres på dato U31.12 som er en slags "periode 13". Dermed vil alle rapporter kunne kjøres på 31.12 fremdeles.

Avslutning ved årsslutt i Microsoft Dynamics NAV innebærer tre trinn:

  1. Lukking av regnskapsåret ved hjelp av alternativet «Regnskapsperioder»
  2. Generering av en avslutningspost for årsslutt ved hjelp av alternativet «Lukk resultatregnskapet»
  3. Bokføring av avslutningsposten for årsslutt sammen med motregning av poster på egenkapitalkontoen

Man kan fint føre på det nye året før det gamle er avsluttet, men å ikke avslutte året begrenser litt nytte av filtreringsalternativene og enkelte rapporter. Du trenger heller ikke å bekymre deg for å miste detaljer i transaksjoner når du avslutter, ettersom alle detaljer beholdes, selv etter at du har avsluttet året.

Det er nyttig å skrive ut en saldobalanse før du begynner arbeidet: Avdelinger > Økonomistyring > Finans > Rapporter > Årsregnskap > Saldo for regnskapsår. Husk filter for hele regnskapsåret.

Prosessen med å lukke år starter ved å gå til bildet Avdelinger > Økonomistyring > Periodiske aktiviteter > Regnskapsår > Regnskapsperioder.

  • Dersom du ikke har opprettet perioder for det nye året enda er det naturlig å gjøre det før man lukker det forrige: utføres med kjøringen "Nytt år"

Når du skal lukke et regnskapsår, klikker du «Lukk år» og starter kjørselen «Lukk resultatregnskapet». En melding foreslår år som skal lukkes. Er forslaget riktig er neste trinn å bekrefte denne meldingen. Dette medfører at det blir angitt en hake som ikke kan fjernes, i kolonnen «Lukket» i alle periodene som tilhører året.

For å overføre årsresultatet til en konto i regnskapet og til å lukke resultatkontoer, bruk kjørselen Avdelinger > Økonomistyring > Periodiske aktiviteter > Regnskapsår > Lukk resultatregnskapet. Dette gjør du ved å opprette linjer i en kladd som du deretter kan justere om behov for så å bokføre.

  • Eksempel på manuelle justeringer i kladd kan være å legge inn disponeringsposteringer fra revisor

Perioder kan sperres for bokføring, for eksempel etter man har avlevert regnskapsrapport for en måned.

Man kan velge å bare sperre bakover i tid eller også fremover i tid.

Sperringen gjøres hovedsakelig på to alternative nivåer: For alle eller for enkeltpersoner.

(vær obs på at når man sperrer for bokføring gjelder det alle regnskapsposter så om man for eksempel har sperret for føring etter 30.12 og noen forsøker å gjøre en lagertelling på 31.12 vil bruker få feilmelding.)

For å sperre generelt går man til Avdelinger/Økonomistyring/Oppsett/Administrasjon/Finansoppsett (eller søk etter Finansoppsett).

Her settes regler for bokfør fra dato og bokfør til dato for samtlige brukere

Dette kan også styre dette per bruker, slik at alle har begrenset tilgang til å bokføre frem i tid, mens f.eks økonomi har lengre perioder åpne bakover i tid.

Dette oppsettet finner du under: Avdelinger/Administrasjon/Applikasjonsoppsett/Brukere/Brukeroppsett eller ved å søke etter Brukeroppsett

Innkjøpsmodulen

Når man kjøper inn varer tilkommer av og til ekstra kostnader relatert til anskaffelsen. Dette kan for eksempel være frakt eller forsikring av varetransporten. (Man kan også se for seg at en spesiell form for rabatt kan være et negativt "varegebyr" i praksis). I slike tilfeller ønsker vi kanskje at det ekstra gebyret skal fremgå som en ekstra del av varekostnaden: prisen på varen øker og vi legger det til lager sammen med grunnprisen, varen får en ny oppjustert anskaffelseskost.

Vi ser nå for oss gebyr i forbindelse med kjøp, samme funksjon finnes for salgsmodulen i NAV.

På faktura eller kjøpsordre i NAV angis da en egen linje av type Gebyr (vare), angi antall og direkte enhetskost. Velg så funksjonen Varegebyrtilordning (i Linjer fanen) Angi om skal mot en eller fordeles mot flere av linjene på Bestillingen og velg fordelingsmetode. Når du så bokfører fakturaen vil lagerverdien av vareposten være kjøpspris pluss gebyrtillegget.

Skaffebestillinger brukes til å opprette en bestilling koblet til en salgsordre. Formål er å skaffe varer spesielt for en kunde, man ser for seg å i praksis reservere denne bestillingen til en spesifikk salgsordre.

Varene skal logistikkmessig kjøpes inn til eget lager og forsendes videre til kunde. 

  • En egen avart av denne er når man knytter ordre og bestilling direkte men vil kjøre rutine for direkte levering dvs dersom det er ønskelig å sende varer direkte fra leverandør til kunde. 

Ordrelinjene benytter seg av Kjøpskode, disse defineres for å angi spesielle leveranser som kobles Ordre <----> Bestilling 

Etter at salgsordre er frigitt er fremgangsmåte: 

  • For å opprette bestilling brukes funksjonen
  • Bestillingsforslag i kjøpsmodulen
  • Velg faneblad Handlinger, Spesialbestilling og Hent Ordrer
  • Bestillingsforslag kommer opp. Gjør endringer for leverandørvalg og eventuelt pris
  • Opprett bestilling med Utført handlingsmelding under faneblad Handlinger

Ordre og Bestilling blir så knyttet sammen og det er mulig å spørre på status bestilling fra salgsordre og motsatt vei fra bestilling til salgsordre. Denne oppslagsfunksjonen ligger på salgslinje og bestillingslinje.  

Salg og markedsføring

Dersom man benytter seg av den innebygde CRM funksjonaliteten i NAV kan man koble gjøremål til Tilbud for å følge de opp.
Gjøremålet kan selvfølgelig tidfestes og brukes som en påminnelse, men kan også knyttes til kontakten eller kunde som en samhandling i etterkant hvor man logger dialogen for statistikk og oppfølging.

NAV CRM inneholder også segmenteringsfunksjonalitet for å f.eks gruppere kontakter etter interesser og fellestrekk og også ta ut maillister, lage kampanjer med mer.

I nyere NAV versjoner følger det også med en integrasjonsmodul for å koble NAV med Microsoft sitt egne CRM verktøy Dynamics CRM\ Dynamics Sales.

Du finner Rammeordre under:
Avdelinger>Salg og markedsføring > Ordrebehandling > Rammeordre

Rammeordre benyttes gjerne for raskt å opprette nye salgsordrer basert på faste leveranser eller gjentakende ordrelinjer.
Utfylling av en rammeordre er i stor grad likt med Tilbud eller Salgsordre med et viktig unntak i feltet Kode for gjentakelsesgruppe. Med dette feltet angis hyppighet for gjentagelse for eksemple hver mnd.

Rammeordren vil da ligge tilgjengelig for å benyttes på ny neste gjeldende periode, man slipper å fylle ut hode og linjeinformasjon på nytt og kan levere\fakturere igjen med nye datoer automatisk.

Når det ikke lengre skal utstedes nye ordrer kan Rammeordre deaktiveres.

Rammeordre kan også benyttes for dellevering av en større leveranse slik som vanlige Ordre. Da brukes feltet Levere(antall) på salgslinjen for å angi hvor mange som skal leveres for hver gang, dette kan fungere som en slags langtids avropsordre.

Lagermodulen

Funksjonen for vareopptelling finner du i menyen på følgende plass:
Avdelinger > Lager > Lager > Oppgaver

I vareopptellingskladd fortar du opptelling av varelageret. Her kan man opprettholde god oversikt over beholdning pr. vare på forskjellige lokasjoner, varekategorier, varegrupper osv. Trinn 1: Beregn systemets beholdning i Vareopptellingskladden, Trinn to den reelle beholdningen telles opp fysisk, gjerne basert på lister fra NAV og til slutt bokfører man evt avvik for å justere systembeholdning til å bli lik med reel.
Når man kjører «Beregn beholdning» kan man angi filtre for f.eks varekategori, lokasjon eller reol om man vil telle opp en bestemt del av lageret.

Feltet bokføringsdato skal være dato fysisk opptelling ble utført. Man kan velge om systemet bare skal vise varer med beholdning ulik null i antall eller alle varer.

Telleliste kan så skrives ut med eller uten teoretisk antall per varelinje. Etter fysisk opptelling legges antallet inn i tellekladden og man kan gjøre en kontrollrapport for å se hva endelig registrering av tellingen vil gi av resultater.

Revalueringskladden ligger plassert under Lager > Lager > Oppgaver

Bruk denne kladden når du skal endre lagerverdien for varer, for eksempel etter en vareopptelling hvor man ser at antall er korrekt men at noen av varene ligger med feil verdi.
Programmet støtter revaluering basert på faktiske kostnader. Når det gjelder varer som bruker lagermetoden Standard, er revalueringen imidlertid også basert på forventede kostnader.
Når du bruker revalueringskladden, kan du se den nåværende verdien av en vare rett i kladden for så å tilordne varen en ny verdi.
Kan også være nyttig dersom man f.eks har kjørt en vare til minus antall for så å skulle justere opp igjen.

Prosjektmodulen

Når man har opprettet Prosjekt med tilhørende Prosjektoppgaver (underaktiviteter) er det klart for å legge inn budsjett for oppfølging mot påløpte kostnader.
Det kan opprettes flere budsjett pr. prosjekt om det skulle være behov for det.

Budsjettet opprettes inne på oversikten over Prosjektaktiviteter hvor man finner en egen knapp "Budsjett"

Budsjettpostene knyttes mot den enkelte Prosjektoppgaven, eller på mer overordnet nivå mot en gruppe med oppgaver.

Det er vanlig å operer både med antall og enhetskost på budsjettlinjene, og også å knytte de til en planlagt dato og eventuelt kostnadskode.

Budsjettallene brukes da for oppfølging av fremdrift mot realiserte poster underveis i prosjektets levetid.

PrintVis

Modern Workplace

Har dere Office fra før og sliter med å systematisere deling av informasjon internt har Microsoft satt sammen funksjoner fra en gruppe programmer for å dekke tenkelige behov.

Med elementer fra Skype, SharePoint, Planner, OneNote og PowerBi er Teams en egen svært funksjonell løsning i Office365 som kan kjøres på nettet, på datamaskinen, på mobilen eller nettbrett. Ettersom det er en egen applikasjon samler Teams all chat, videokonferanser, lagring og deling av dokumenter, samt kalenderplanlegging og avansert notatbruk i OneNote, mens PowerBi rapporterer fremdrift og effektivitet.

Perfekt for bruk når man skal kjøre interne eller eksterne prosjekter av små eller middels størrelse og flere skal delta i dialogen og deling av informasjon.

Har du noen gang savnet å kunne gjøre mer avanserte notater rundt kundekort, varekort eller andre registre i NAV?

Office inneholder en liten perle av et produkt som heter OneNote. Her skal du samle alt du vanligvis ville skrevet på en post-it lapp eller en notatblokk for så slitt med å finne igjen. Legg inn alle skjermbilder og fremgangsmåter du ønsker å notere deg ned eller rett og slett notater fra når du sitter og søker etter neste ferietur. :)

Microsoft har selvfølgelig sett nytten av at andre applikasjoner også skal benytte seg av dette: f.eks kan du sende en mail rett til OneNote med bilder og lenker intakt og få den som et notat automatisk. Også NAV har to ulike integrasjoner til OneNote, begge belager seg på å forenkle deling av notater og informasjon for alle brukere av NAV.

Den første varianten gir en unik avansert notatblokk per entitet i NAV. For eksempel per Kundenummer vil NAV da knytte en sentral notatblokk som alle NAV brukerne kan dele og der lime inn lenker, legge kundespesifikke notater, avtaler, bilder med mer. NAV holder sømløst styr på tilknytning per kunde, enkelt og genialt.

Variant to knyttes til selve kundelisten og legger til rette for at man skal lage brukerveiledning for eksempel for hvordan man skal fylle ut nye kundekort. Lim inn bilder og forklaringer, og la alle brukere i systemet lære seg rutinen når de trenger den istedenfor å spørre deg hver gang de skal forsøke å få det til.